E-DMS: Managementsystem für technische Dokumente

Ziel dieses Projekts war eine zentrale, homogen strukturierte Speicherung und Verwaltung der gesamten technischen Dokumentation eines großen petrochemischen Werks, unter Einbeziehung des papierbasierten Dokumentenbestands und Übernahme der bestehenden digitalen Dokumente, sowie die Realisierung kontrollierten Dokumentenzugriffs und sicherer Transfermöglichkeiten.

Auf Basis von Documentum hat ESOES diese Anforderungen mit der Entwicklung eines Engineering Document Management Systems (E-DMS) umgesetzt. Das Projekt umfasste dabei neben der Implementierung neuer Komponenten auch die Projektkonzeptionierung sowie die Installation und Konfiguration der Server, die Entwicklung und das Customizing der entsprechenden Documentum-Umgebung und die Migration des bestehenden Systems. Über das eigentliche Projekt hinaus sorgt ESOES durch umfassenden Support und regelmäßige Wartung für einen reibungslosen Betrieb des Systems.

Der Dokumentenbestand umfasst inzwischen weit über 1 Mio. Dokumente, im Wesentlichen technische Zeichnungen, die sich aus einem abnehmenden Altbestand an Papierdokumenten, einer zunehmenden Menge digitalisierter Dokumente, d.h. aufbereiteter Scans von Papierdokumenten, und volldigitalen Dokumenten verschiedener Formate zusammensetzt. E-DMS stellt die unternehmensweite Verfügbarkeit dieser Dokumente und ihrer Metadaten zu jedem Zeitpunkt sicher und garantiert darüber hinaus eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller durchgeführten Änderungen. Jedes Dokument ist zudem über einen Schlüssel eindeutig identifizierbar, wobei ein entsprechendes Reservierungssystem für eine konfliktfreie Vergabe von Dokumentenschlüsseln für Neuerstellungen sorgt.

Eine Reihe von Spezialfunktionen steht insbesondere für technische Dokumente zur Verfügung. So besteht z.B. eine direkte Verbindung zwischen den in einer Zeichnung ausgewiesenen und in E-DMS gespeicherten Metadaten. Die integrierte Unterstützung von Dokumentreferenzen ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten sowie die Verwaltung komplexer Verbunddokumente (wie z.B. CAE-Projekte). Über einen integrierten Viewer können Zeichnungen auch ohne Bearbeitungssoftware direkt aus Documentum heraus betrachtet und mit Roteinträgen (Redlinings) versehen werden. Von einem Anwender erstellte Roteinträge werden über E-DMS sofort nach Fertigstellung allen autorisierten Nutzern zur Verfügung gestellt.

Zusammen mit der Anwendung EKA, die für den Einsatz bei externen Partnerfirmen entwickelt wurde, ermöglicht E-DMS den sicheren Austausch aller erfassten Dokumente und der damit verbundenen Metadaten. Der Transfer geschieht dabei über verschlüsselte und komprimierte Pakete, die die Daten gegen Übertragungsfehler, Manipulation und unbefugte Zugriffe schützen. Das System bildet einen geschlossenen Kreislauf, den die Originaldokumente nicht verlassen. Zur Realisierung der Versionssicherheit über die Systemgrenzen hinweg wurde außerdem ein von Documentum unabhängiges Revisionsinstrumentarium implementiert.

Der Dokumententransfer erfolgt in E-DMS über entsprechend implementierte Workflows. Beim Auftraggeber dafür registrierte Fremdfirmen können über das Internet via VPN auf E-DMS zugreifen und somit flexibel in diese Workflows integriert werden. Innerhalb der Workflows garantieren darin integrierte Genehmigungs- und Kontrollverfahren zusammen mit automatisierten Plausibilitätsprüfungen die konsequente Anwendung von Sicherheitsrichtlinien bei der Freigabe und Bearbeitung von Dokumenten. Durch die Verwendung von Prüfsummenverfahren wird außerdem sichergestellt, dass nur die Dokumente in das Archiv übernommen werden, deren Bearbeitung autorisiert wurde.

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E-DMS: Managementsystem für technische Dokumente

Ziel dieses Projekts war eine zentrale, homogen strukturierte Speicherung und Verwaltung der gesamten technischen Dokumentation eines großen petrochemischen Werks, unter Einbeziehung des papierbasierten Dokumentenbestands und Übernahme der bestehenden digitalen Dokumente, sowie die Realisierung kontrollierten Dokumentenzugriffs und sicherer Transfermöglichkeiten.

Auf Basis von Documentum hat ESOES diese Anforderungen mit der Entwicklung eines Engineering Document Management Systems (E-DMS) umgesetzt. Das Projekt umfasste dabei neben der Implementierung neuer Komponenten auch die Projektkonzeptionierung sowie die Installation und Konfiguration der Server, die Entwicklung und das Customizing der entsprechenden Documentum-Umgebung und die Migration des bestehenden Systems. Über das eigentliche Projekt hinaus sorgt ESOES durch umfassenden Support und regelmäßige Wartung für einen reibungslosen Betrieb des Systems.

Der Dokumentenbestand umfasst inzwischen weit über 1 Mio. Dokumente, im Wesentlichen technische Zeichnungen, die sich aus einem abnehmenden Altbestand an Papierdokumenten, einer zunehmenden Menge digitalisierter Dokumente, d.h. aufbereiteter Scans von Papierdokumenten, und volldigitalen Dokumenten verschiedener Formate zusammensetzt. E-DMS stellt die unternehmensweite Verfügbarkeit dieser Dokumente und ihrer Metadaten zu jedem Zeitpunkt sicher und garantiert darüber hinaus eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller durchgeführten Änderungen. Jedes Dokument ist zudem über einen Schlüssel eindeutig identifizierbar, wobei ein entsprechendes Reservierungssystem für eine konfliktfreie Vergabe von Dokumentenschlüsseln für Neuerstellungen sorgt.

Eine Reihe von Spezialfunktionen steht insbesondere für technische Dokumente zur Verfügung. So besteht z.B. eine direkte Verbindung zwischen den in einer Zeichnung ausgewiesenen und in E-DMS gespeicherten Metadaten. Die integrierte Unterstützung von Dokumentreferenzen ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten sowie die Verwaltung komplexer Verbunddokumente (wie z.B. CAE-Projekte). Über einen integrierten Viewer können Zeichnungen auch ohne Bearbeitungssoftware direkt aus Documentum heraus betrachtet und mit Roteinträgen (Redlinings) versehen werden. Von einem Anwender erstellte Roteinträge werden über E-DMS sofort nach Fertigstellung allen autorisierten Nutzern zur Verfügung gestellt.

Zusammen mit der Anwendung EKA, die für den Einsatz bei externen Partnerfirmen entwickelt wurde, ermöglicht E-DMS den sicheren Austausch aller erfassten Dokumente und der damit verbundenen Metadaten. Der Transfer geschieht dabei über verschlüsselte und komprimierte Pakete, die die Daten gegen Übertragungsfehler, Manipulation und unbefugte Zugriffe schützen. Das System bildet einen geschlossenen Kreislauf, den die Originaldokumente nicht verlassen. Zur Realisierung der Versionssicherheit über die Systemgrenzen hinweg wurde außerdem ein von Documentum unabhängiges Revisionsinstrumentarium implementiert.

Der Dokumententransfer erfolgt in E-DMS über entsprechend implementierte Workflows. Beim Auftraggeber dafür registrierte Fremdfirmen können über das Internet via VPN auf E-DMS zugreifen und somit flexibel in diese Workflows integriert werden. Innerhalb der Workflows garantieren darin integrierte Genehmigungs- und Kontrollverfahren zusammen mit automatisierten Plausibilitätsprüfungen die konsequente Anwendung von Sicherheitsrichtlinien bei der Freigabe und Bearbeitung von Dokumenten. Durch die Verwendung von Prüfsummenverfahren wird außerdem sichergestellt, dass nur die Dokumente in das Archiv übernommen werden, deren Bearbeitung autorisiert wurde.

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